Obsługa prawna projektu unijnego — co musi mieć NGO przed audytem

Audyt projektu unijnego nie sprawdza, czy projekt się udał. Sprawdza, czy istnieją dokumenty potwierdzające, że wydatki były zgodne z budżetem, procedurami i prawem zamówień publicznych. Lista, którą warto mieć wcześniej.

1. Procedury wewnętrzne

Pierwsze, o co zapyta audytor: jakie procedury wewnętrzne stosujesz przy zakupach, zatrudnianiu i prowadzeniu dokumentacji projektu. Konkretnie potrzebujesz:

• Procedura rozeznania rynku — dla zakupów poniżej 50 tys. zł netto. Trzy oferty, notatka z porównania, uzasadnienie wyboru. Brak takiej notatki = wydatek niekwalifikowalny.
• Procedura zasady konkurencyjności — dla zakupów 50–130 tys. zł netto. Ogłoszenie w bazie konkurencyjności (lub innej, którą określa umowa o dofinansowanie), zachowanie terminu, dokumentacja postępowania.
• Procedura PZP (powyżej 130 tys. zł netto, jeśli organizacja jest „zamawiającym sektorowym").
• Procedura zatrudniania — kto, na jakiej podstawie (umowa o pracę, zlecenie, dzieło, B2B), jak dokumentowane są godziny pracy.

2. Polityki organizacyjne

• Polityka rachunkowości — z wydzieloną ewidencją projektową. Konta księgowe analityczne dla każdego projektu osobno. Bez tego księgowa będzie miała koszmar przy rozliczeniach.
• Polityka antykorupcyjna i konfliktu interesów — wymagana w większości umów po 2022 r. Krótki dokument plus oświadczenia członków zespołu projektu.
• Polityka równości szans — szczególnie w EFS i programach FERS. Dokument plus deklaracja stosowania.
• Polityka ochrony danych osobowych (RODO) — pełna polityka, klauzule informacyjne, rejestr czynności przetwarzania, umowy powierzenia.

3. Dokumentacja zespołu projektu

Każda osoba pracująca w projekcie musi być formalnie z nim powiązana. Oznacza to:

• Powołanie przez uchwałę zarządu albo rozkaz wewnętrzny (kto pełni jaką rolę).
• Umowa cywilnoprawna lub aneks do umowy o pracę z wyodrębnioną pulą godzin/etatu na projekt.
• Karty czasu pracy / time-sheets — kluczowe przy rozliczeniach „uproszczonych metod" (stawka godzinowa, kwota ryczałtowa).
• Oświadczenia o niewykonywaniu zadań innych projektów w tym samym czasie (zakaz podwójnego finansowania).

4. Ścieżka audytu (audit trail)

Każdy wydatek musi być powiązany z dokumentacją w nieprzerwanym łańcuchu. Dla zakupu sprzętu za 8 000 zł audytor chce zobaczyć:

1. Notatkę z rozeznania rynku z trzema ofertami.
2. Zamówienie wystawione przez upoważnioną osobę.
3. Fakturę zakupu z numerem projektu w opisie.
4. Protokół odbioru sprzętu.
5. Wpis do ewidencji środków trwałych albo pozostałych środków.
6. Dowód zapłaty z konta projektowego (lub konta organizacji z notatką, że to wydatek projektowy).
7. Wpis w księdze rachunkowej z odpowiednim kontem analitycznym.

Brakuje któregoś z elementów = wydatek niekwalifikowalny. Najczęściej brakuje notatki z rozeznania rynku.

5. Promocja i wizualizacja

Zaskakująco wiele zwrotów do projektu wynika z błędów w wizualizacji. Konkretnie:

• Logotypy grantodawców na każdym dokumencie projektowym (umowach, materiałach promocyjnych, prezentacjach).
• Plakat informacyjny w siedzibie organizacji.
• Zakładka projektowa na stronie WWW z opisem (cel, budżet, źródło finansowania, termin).
• Wpisy w social media oznaczone hashtagami programu.
• Archiwizacja wszystkich materiałów promocyjnych — screenshoty postów, zdjęcia plakatów.

6. Sprawozdania okresowe i końcowe

Większość projektów wymaga sprawozdań częściowych co kwartał lub półrocze i sprawozdania końcowego do 30 dni po zakończeniu. Częsty błąd: sprawozdanie traktowane jako formalność wypełniana w ostatniej chwili. Wtedy okazuje się, że brakuje dokumentów potwierdzających niektóre wskaźniki — i trzeba dorabiać dokumentację post factum, co nie zawsze się udaje.

Lepsze podejście: co miesiąc 2 godziny na uporządkowanie dokumentów projektowych. Wszystkie zdjęcia, listy obecności, protokoły, faktury — w jednym folderze cyfrowym z jasną strukturą.

7. Plan B na ewentualną kontrolę

Co zrobić, gdy do organizacji przyjdzie zawiadomienie o kontroli? Trzy zasady:

• Nie panikuj. Kontrola to standardowa procedura, nie wyrok.
• Zbierz dokumenty z wyprzedzeniem. Zwykle masz 7–14 dni na przygotowanie. To wystarcza, jeśli dokumenty są uporządkowane na bieżąco.
• Skontaktuj się z prawnikiem przed kontrolą. Audytor może zadać pytania, na które nie da się dobrze odpowiedzieć ad hoc. Lepiej przygotować odpowiedzi wcześniej.

W ramach obsługi dotacji 9% success fee obsługa kontroli wchodzi w cenę. W ramach abonamentu — także. Pojedyncza obsługa kontroli ad hoc to zwykle 1 500–3 000 zł zależnie od skali projektu.